Современному офису, работающему всю рабочую неделю, требуется надёжная офисная техника, потому что основная нагрузка падает именно на неё, к тому же необходимы регулярные закупки большого количества канцелярской бумаги, а также должны приобретаться тетради оптом и прочая подобная продукция. Отдел снабжения предприятия должен осуществлять своевременные закупки бумаги для принтера, причём она должна обладать такими характеристиками, которые будут совместимы с конкретной моделью печатной или копировальной техники. Поэтому расходы на офисную бумагу должны быть оптимизированы и данной продукцией должны обеспечиваться все подразделения компании, так как их работа может быть остановлена, что приведёт к потере возможной прибыли.

Канцелярскую бумагу изготавливают разными способами, поэтому растительное волокно может обрабатываться по-разному, а включение наполнителей тоже может происходить разными способами, а ещё добавляются дополнительные красящие вещества. Если выбрать канцелярскую бумагу правильно, то вашей офисной технике не будет угрожать преждевременный износ, и вам не надо будет нести внушительные затраты на покупку новых копировальных и печатных устройств.

Бумажную продукцию от разных изготовителей можно отличать по таким параметрам, как толщина, пористость, гладкость и плотность. Также учитываются механические свойства, которые могут разделяться по деформационные и прочностные параметры. Если визуально осмотреть бумагу, то иногда можно сразу выявить её непрозрачность, уровень белизны и наличие глянца. Если провести сравнение обычной офисной бумаги с газетой, то вес последней будет значительно легче, а также газета обладает меньшей толщиной.

Важной характеристикой бумаги является шероховатость, от которой зависит чёткость нанесённых на поверхность бумаги линий, и для очень тонких надписей нужно подбирать соответствующую степень шероховатости. Когда бумага очень гладкая, то вы можете не заметить искажённые знаки или дефекты, появляющиеся на не совсем гладкой бумаге. Когда выбирается бумага для офисной техники, причём вы намерены производить печать с обеих сторон, то вам нужно подбирать непрозрачную бумагу. Для производства такой бумаги применяется несколько иное соединение волокнистой структуры, позволяющее добиться непрозрачности. Ещё надо учесть степень скручиваемости, в особенности для печати на высокой скорости, а также учесть её прочность, иначе офисная бумага будет просто рваться.